Dokumente durchgängig digitalisieren – gewusst wie?
Die Digitalisierung schreitet in Unternehmen aller Branchen und Größenordnungen unaufhaltsam voran. Und das in allen Abteilungen und mit einer bisweilen rasanten Transformationsgeschwindigkeit. Doch wo stehen die Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Dokumente? Schließlich eröffnen intelligente digitale Lösungen gerade in diesem Bereich hohe Einsparpotenziale durch effiziente, weil schlanke und zugleich agile Prozessabläufe. Die Umstellung von Papier und Aktenordnern auf digitale Akten, Workflows und Archive ist nicht nur weit weniger fehleranfällig, sie beschleunigt obendrein den gesamten Dokumentenworkflow. Und ist damit ein gewinnbringender Digitalisierungs-Faktor, den Unternehmen flächendeckend für sich nutzen sollten.
Zahlreiche Unternehmen scheuen den Umstieg
Dennoch scheuen sich noch zu viele Unternehmen vor einer solchen Umstellung. Das hat eine Erhebung ergeben, die wir gemeinsam mit den Marktforschern von Statista durchgeführt haben: Nur knapp die Hälfte der befragten Unternehmen nutzen digitale Lösungen, um ihre Dokumente intelligent zu verwalten. Das Potenzial für Effizienzsteigerungen in diesem Bereich ist also nach wie vor enorm. Die Gründe dafür sind meist komplex, denn entscheidet sich ein Unternehmen, seine Dokumente durchgängig digital zu verwalten, muss es bewährte Prozesse neu denken und bestehende Strukturen grundlegend verändern. Darüber hinaus halten viele Unternehmen auch gar nicht das Know-how vor, welche Möglichkeiten digitale Technologien eröffnen. Gleichwohl sind Unternehmen gefordert, Innovationen und neue Technologien in immer kürzeren Zyklen umzusetzen, um wettbewerbsfähig zu bleiben – zahlreiche Geschäftsprozesse in Unternehmen laufen deshalb zunehmend technologiebasiert ab. Diese Aspekte spiegeln sich auch im digitalen Dokumentenmanagement wider. Durch technologische Innovationen eröffnet dieses facettenreiche Optionen.
IDP erleichtert den Umstieg und baut Hürden ab
Deshalb, und um Ihnen diesen Wandel zu erleichtern, haben wir eine Lösung für das Intelligent Document Processing (IDP) entwickelt. Diese ermöglicht Ihnen ohne großen Aufwand digitale, benutzerfreundliche Dokumenten-Workflows. Mittels IDP wandeln Sie gescannte Dokumente, etwa Ihre Rechnungen, Personalausweise, Gehaltsabrechnungen, PDF-Dateien oder auch Versicherungsverträge, in kategorisierte und maschinenlesbare Formate um. Eine manuelle Bearbeitung entfällt komplett. Das Tool zeichnet sich durch eine benutzerfreundliche Oberfläche aus und lässt sich ohne tiefere IT-Skills bedienen. Die Extraktion von Informationen kann mittels IDP vollständig automatisiert ablaufen.
Künstliche Intelligenz unterstützt digitale Prozesse
Dazu kommen Technologien der Künstlichen Intelligenz (KI) wie Machine Learning (ML), Natural Language Processing (NLP), Optical Character Recognition (OCR), Intelligent Character Recognition (ICR) und Workflow-Automatisierung zum Einsatz. Diese sorgen dafür, dass menschliche Fähigkeiten beim Identifizieren, Einordnen und Verarbeiten von Dokumenten nachgeahmt werden. Unsere IDP-Lösung kann aber noch mehr: Unerwünschte Störungen, Bildeffekte und Rotationen lassen sich einfach entfernen. Die verwendete OCR-Engine passen wir dabei exakt auf Ihre Anforderungen an. Und auch die Richtigkeit von ausgelesenen Daten wie Adressen überprüft unsere IDP-Lösung zuverlässig. Über eine flexible API lässt sie sich überdies ohne großen Aufwand in Ihre bestehende IT-Infrastruktur integrieren.
Best-Practice: IDP-Tool aus dem Hause PTA
Unsere AI-Spezialisten haben ein spezielles Tool zur automatischen Extraktion von Informationen aus Dokumenten entwickelt, das sogenannte Intelligent Document Processing (IDP). Die verwendeten Funktionalitäten der Künstlichen Intelligenz basieren dabei auf einer OCR-Engine, die Informationen zur Struktur, Schlüsselwerte sowie Entitäten auslesen kann. Eine genaue Texterkennung ist hierbei von entscheidender Bedeutung, damit eine solche IDP-Lösung zuverlässig arbeitet.
Um die Performance verschiedener OCR-Tools in einer Software-Evaluation aufzuzeigen, haben wir eine manuelle Bewertung durchgeführt. Dabei wurden folgende Lösungen getestet:
- Microsoft Azure OCR
- Google Dokument AI
- Salesforce OCR
- Tesseract OCR (Open Source)
Die Methodik: Was wir getestet haben
Im Rahmen unseres Leistungstests sind wir der grundsätzlichen Frage nachgegangen, wie OCR und die intelligente Dokumentverarbeitung (IDP) überhaupt zusammenhängen. Die intelligente Dokumentverarbeitung verwendet OCR als grundlegende Technologie, geht aber weit darüber hinaus. Durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen ist IDP in der Lage, Informationen zu Struktur, Schlüsselwerten und Entitäten zu extrahieren. Die Formularerkennung mittels maschinellen Lernens, das auf einem KI-Dienst basiert, spielt hierbei eine zentrale Rolle. Genau diesen Aspekt haben wir in unserem Test näher untersucht und bewertet:
Formularerkennung mit Künstlicher Intelligenz
Die Formularerkennung enthält als OCR-Engine eine für Dokumente optimierte Version des Read-Modells, während komplexere Aufgaben durch andere Modelle mit Künstlicher Intelligenz gelöst werden. Die Auswahl des passenden Modells hängt dabei vom Typ des zu analysierenden Dokuments ab und umfasst sowohl vordefinierte als auch benutzerdefinierte Optionen. Die Formularerkennung unterstützt derzeit folgende vordefinierte Modelle:
- Read-Modell: Extrahieren von Textzeilen, Wörtern, Positionen, Sprachen und Handschrift aus verschiedenen Dokumenten- (PDF, TIFF) und Bildformaten (JPG, PNG, BMP). Das Read-Modell ist auch das grundlegende Modell für die anderen Modelle.
- Layout-Modell: Extrahieren von Text, Tabellen, Auswahlmarkierungen und Strukturinformationen aus Dokumenten (PDF, TIFF) sowie Bildern (JPG, PNG, BMP).
- Allgemeines Dokument: Extrahieren von Text, Tabellen, Strukturen, Schlüssel-Wert-Paaren und benannten Entitäten.
- W-2-Modell: Extrahieren von Text und wichtigen Informationen aus W-2-Steuerformularen.
- Rechnung: Extrahieren von Text, Auswahlmarkierungen, Tabellen, Schlüssel-Wert-Paaren und wichtigen Informationen aus Rechnungen.
- Beleg: Extrahieren von Text und wichtigen Informationen aus Belegen.
- Ausweisdokument: Extrahieren von Text und wichtigen Informationen aus Führerscheinen und Reisepässen.
- Visitenkarte: Extrahieren von Text und wichtigen Informationen aus Visitenkarten.
Neben der Nutzung vordefinierter Modelle bietet die Formularerkennung auch die Möglichkeit, benutzerdefinierte Modelle zu konfigurieren.
Nutzen Sie unsere langjährige Digitalisierungsexpertise und heben Sie Ihr Dokumentenmanagement auf eine neue, digitale Evolutionsstufe:
