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Software-Evaluation

Mit methodischer Softwareauswahl zur passenden IT-Lösung

Die Auswahl der richtigen IT-Lösung oder -Plattform ist für Unternehmen einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren. Hinzu kommt, dass sie ihre Planungen heute schneller und flexibler denn je an die sich verändernden Wertschöpfungsketten und Marktbedingungen anpassen müssen. Eine professionelle, methodische Vorgehensweise bei der Software-Evaluation ist somit unabdingbar.

Make or Buy, Cloud, Hyperscaler, Best-of-Breed und bimodale IT sind Schlagwörter, Rahmenbedingungen und Fragestellungen, welche die Entscheider in den Unternehmen im Rahmen einer differenzierten Software-Evaluation und der damit verbundenen Marktsondierung berücksichtigen müssen.

Drei weitere Kriterien sind bei der Software-Evaluation nach unserer Ansicht von ganz zentraler Bedeutung: die Identifizierung von Wertschöpfungsbereichen, die Berechnung der durch die IT-Lösung entstehenden Kosten und die Einbindung der Anwender. Diese Aspekte tragen maßgeblich zum Erfolg der Evaluation von Software sowie der Entscheidung für eine spezifische Lösung bei. Mit der Unterstützung der versierten Experten der PTA IT-Beratung setzen Sie die Softwareanalyse und -auswahl für Ihr Unternehmen zielgerichtet und nahtlos um.

Elementar: Wertschöpfungsbereiche erkennen und eine Grundlage für die Software-Evaluation schaffen

Eine gezielte Software-Evaluation orientiert sich vielmehr immer auch an den Prozessen, die ein Unternehmen durchläuft. Es gilt dabei zu beachten, ob ein Unternehmen plant, eine IT-Lösung einzukaufen, welche beispielsweise die Standardprozesse in der Buchhaltung abdeckt, oder ob etwa nach einer Lösung im Bereich der Business Intelligence gesucht wird. Eine absolut elementare Frage, die im Rahmen des Auswahlprozesses geklärt sein muss, ist also eine klare Bestimmung jener Bereiche, in denen ein Unternehmen seine Wertschöpfung oder Wettbewerbsvorteile erzielt. Nur wenn diese Bereiche identifiziert werden, ist eine zielgerichtete Software-Evaluation möglich.

Klarheit schaffen bei der Evaluation von Software und TCO genau berechnen

Eine weitere zentrale Instanz, die im Rahmen einer Software-Evaluation betrachtet werden muss, ist die Berechnung der Total Costs of Ownership (TCO), also die Berechnung der vollständigen Kosten, die mit einer Investition in eine neue IT-Lösung verbunden sind. Und zwar unabhängig davon, ob die Entwicklung einer Individualsoftware oder die Implementierung einer Standard-Software in Erwägung gezogen wird: Die Berechnung der TCO ist für jede Software-Evaluation eine maßgebliche Entscheidungsgrundlage, ganz gleich, ob es um ein neues CRM-System, die Einführung einer Process Mining Software oder eine Standard-Software für die Abwicklung der Buchhaltung geht. In dieser Betrachtung sollten für eine möglichst vollständige Software-Evaluation auch immer die sogenannten Opportunitätskosten einfließen, sprich Kosten für Support, Wartung, Lizenzen oder auch Power-User.

Anwender in die Softwareentscheidung einbinden und hohe Akzeptanz schaffen

Ein drittes und ebenfalls sehr wichtiges Kriterium, worüber sich Unternehmen im Rahmen einer Software-Evaluation im Klaren sein sollten, ist sowohl die Anzahl der Anwender als auch die Art und Weise, wie diese mit einer neuen IT-Lösung arbeiten sollen. Der Zuschnitt einer IT-Lösung und welche Funktionalitäten diese liefert, sind entscheidende Faktoren dafür, wie hoch die Akzeptanz einer neuen Software bei den Anwendern ausfällt. Um eine Schatten-IT oder fehlende Akzeptanz zu vermeiden, setzen wir bei PTA aus Überzeugung auf eine User-zentrierte Methodik bei der Software-Evaluation.

Eine geringe Akzeptanz auf Seiten der Anwender ist die häufigste Ursache dafür, dass Einführungen neuer IT-Lösungen scheitern. Der Grund liegt auf der Hand: Wenn sich die Mitarbeiter in einer neuen Softwareumgebung unwohl fühlen oder sich nicht zurechtfinden, verstehen sie in der Regel auch den Sinn der Umstellung nicht. Deshalb verfolgen wir bei PTA im Rahmen einer Software-Evaluation für unsere Kunden eine mehrstufige Methodik, bei der wir ein Zielsystem erstellen und dabei die komplette Anwenderebene in den Fachabteilungen, der IT-Abteilung und dem Controlling erfassen.

Im paarweisen Abgleich befragen wir diese Abteilungen zu einer Reihe funktionaler und nicht-funktionaler Kriterien beispielsweise, ob ihnen auf Anbieterseite die Unternehmensgröße wichtig erscheint oder Marktanteile eine bedeutendere Rolle spielen, ob die Qualität des Supports im Vordergrund steht oder größerer Wert auf Notfallkonzepte gelegt wird. Auf diese Weise evaluieren wir Erfüllungsgrade, die eine neue IT-Lösung aus Anwendersicht erbringen muss.

Nach einer ausführlichen Kostenbetrachtung und Abwägung, ob eine Individualsoftware oder eine Standard-Lösung die gewonnenen Kriterien besser erfüllt, legen im Abschluss die Stakeholder die Gewichtung der funktionalen und nicht-funktionalen Kriterien sowie des Budgets fest. In diesen Teilprozess der Software-Evaluation können auch Nachhaltigkeitskriterien einfließen, beispielsweise im Rahmen der Umsetzung des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG) und der damit verbundenen Anforderungen.

Sollbruchstellen durch Event-Storming identifizieren – für eine noch umfassendere Software-Evaluation

In manchen Projekten der Software-Evaluation erleichtert eine Prozessanalyse den Auswahlprozess erheblich. Eine solche erfasst den Ist-Zustand von Abläufen im Unternehmen und gleicht diesen mit einem Soll-Zustand ab. Einen konkreten Prozessablauf zu verstehen, klingt eigentlich nicht nach einer großen Herausforderung. Damit sollte schließlich jeder Anwender, der diesen täglich viele Male durchläuft, vertraut sein. Soweit die Theorie.

In der Praxis tauchen in unserer langjährigen Beratung in den unterschiedlichsten Projekten jedoch selbst bei einfach strukturierten Prozessen oftmals viele Fragen auf. Deshalb setzen wir bewusst auf Event-Storming, eine Methodik, im Rahmen derer wir ein umfassendes und gemeinsames Verständnis jener Prozesse erhalten, die wir auf den Prüfstand heben.

Auf diese Weise lassen sich zuverlässig Sollbruchstellen, Silos und Flaschenhälse in den Prozessabläufen identifizieren. Diese Ergebnisse liefern wertvolle Einblicke, wie eine neue IT-Lösung idealerweise gestaltet und dimensioniert sein muss, um einem Unternehmen eine hohe Wertschöpfung zu ermöglichen.

Gewusst wie: Software-Evaluation aus dem Hause PTA

Eine neue IT-Lösung oder IT-Plattform in Ihrem Unternehmen einzuführen und zu etablieren, muss kein Drahtseilakt sein: Auch wenn Sie als Stakeholder selbst von den Vorteilen einer bestimmten IT-Lösung überzeugt sind, wird diese nur dann effizient genutzt, wenn Sie auch eine hohe Software-Akzeptanz in Ihrem Team erreichen. Profitieren Sie von unserer am Markt einzigartigen Methode und unserer langjährigen Beratungskompetenz bei der Software-Evaluation. Binden Sie Ihre Anwender aktiv in den Auswahlprozess ein. Nutzen Sie unser Event-Storming, schaffen Sie ein gemeinsames Verständnis über die zentralen Prozessabläufe in Ihrer Organisation und steigern Sie damit die Akzeptanz einer neuen IT-Lösung in der gesamten Belegschaft.

Wichtige Fragen zur Software-Evaluation

Was sind die wichtigsten Schritte bei der Software-Evaluation?

Drei Schritte der Software-Evaluation stellen sich als besonders entscheidend heraus:

Identifizierung der Wertschöpfungsbereiche: Erkennen Sie, welche Bereiche des Unternehmens den größten Mehrwert bieten.
Berechnung der Total Costs of Ownership (TCO): Kalkulieren Sie die vollständigen Kosten, einschließlich Opportunitätskosten.
Einbindung der Anwender: Stellen Sie sicher, dass die Endnutzer in den Evaluationsprozess eingebunden werden, um eine hohe Akzeptanz zu gewährleisten.

Wenn diese Aspekte bei der Softwareanalyse und -auswahl beachtet werden, ist mit einem erfolgreichen Ergebnis der Software-Evaluation zu rechnen.

Warum ist die Berechnung der Total Costs of Ownership (TCO) bei der Software-Evaluation so wichtig?

Die Berechnung der TCO ist entscheidend, da sie die gesamten Kosten einer IT-Lösung, einschließlich indirekter Kosten wie Support und Wartung, berücksichtigt. Dies hilft Unternehmen, fundierte Entscheidungen zu treffen und sicherzustellen, dass die Softwareentscheidung auf eine Lösung fällt, die langfristig wirtschaftlich tragfähig ist.

Wie trägt die Einbindung der Anwender zur erfolgreichen Software-Evaluation bei?

Die Einbindung der Anwender ist von zentraler Bedeutung, um eine hohe Akzeptanz der neuen IT-Lösung sicherzustellen. Wenn die Nutzer die Software verstehen und sich in ihr wohlfühlen, sind sie eher bereit, die neue Lösung effektiv zu nutzen, was den Erfolg der Implementierung maßgeblich beeinflusst.

PTA IT-Beratung: Ihr Partner für erfolgreiche Software-Evaluation

Mit der bewährten Methodik der PTA IT-Beratung stellen Sie sicher, dass Ihre Software-Evaluation methodisch und zielgerichtet erfolgt. Unsere Experten unterstützen Sie dabei, alle wichtigen Schritte erfolgreich umzusetzen – von der Identifizierung der Wertschöpfungsbereiche über die Berechnung der Total Costs of Ownership bis hin zur Einbindung der Anwender. Auch wenn Sie die Softwareanalyse durch langfristige, erfolgssichernde Leistungen wie die QS für Ihre Software (Qualitätssicherung) ergänzen möchten, stehen Ihnen unsere Experten zur Seite.

Nehmen Sie jetzt Kontakt auf und nutzen Sie unsere Expertise in der Software-Evaluation, um die bestmögliche Entscheidung für Ihre IT-Lösung zu treffen.

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Anwender in die Softwareentscheidung einbinden und hohe Akzeptanz schaffen

Sollbruchstellen durch Event-Storming identifizieren – für eine noch umfassendere Software-Evaluation

Gewusst wie: Software-Evaluation aus dem Hause PTA

Wichtige Fragen zur Software-Evaluation

Was sind die wichtigsten Schritte bei der Software-Evaluation?

Warum ist die Berechnung der Total Costs of Ownership (TCO) bei der Software-Evaluation so wichtig?

Wie trägt die Einbindung der Anwender zur erfolgreichen Software-Evaluation bei?

PTA IT-Beratung: Ihr Partner für erfolgreiche Software-Evaluation

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dr. Frank Gredel

Head of Business Development

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Wichtige Fragen zur Software-Evaluation

Was sind die wichtigsten Schritte bei der Software-Evaluation?

Warum ist die Berechnung der Total Costs of Ownership (TCO) bei der Software-Evaluation so wichtig?

Wie trägt die Einbindung der Anwender zur erfolgreichen Software-Evaluation bei?

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