Vertriebs- und Service­prozesse

Durchgängige Vertriebs- und Serviceprozesse: über CRM und ERP hinweg

PTA verbindet Front- und Back-Office zu einem durchgängigen Prozess: von der ersten Anfrage bis zur Faktura. Herstellerneutral, mit fundiertem Verständnis Ihrer Branchen-Standardprozesse und mit dem Blick für die Übergabepunkte, an denen es in der Praxis darauf ankommt.

Illustration eines CRM-Systems zur Verwaltung digitaler Kunden- und Geschäftsprozesse
Weißes Quadrat mit umrandeten Seiten rechts oben

Wir denken in Prozessen, nicht in einzelnen Systemen

Ein durchgängiger Vertriebs- oder Serviceprozess endet selten an der Systemgrenze. Aber genau dort entstehen die meisten Brüche. Die Anfrage entsteht im CRM, die Auftragsabwicklung, Logistik und Faktura laufen im ERP. Wer beide Welten zusammenbringt, braucht mehr als zwei Implementierungen: ein gemeinsames Prozessbild und eine saubere, beidseitige Integration.

Genau hier setzt PTA an. Wir verstehen uns als Beratungspartner für die Digitalisierung und Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse, nicht als Integrationspartner für eine bestimmte Standardsoftware. Die Plattform ist für uns Mittel, nicht Ausgangspunkt: Wir kennen die Standardprozesse mittelständischer Unternehmen in unseren Branchen, nehmen Ihre Ist-Situation auf und bilden den Soll-Prozess durchgängig auf der für Sie passenden Systemlandschaft ab, vom Evaluierungs- bis zum Umsetzungsprojekt. Dabei arbeiten wir KI-unterstützt und nutzen verfügbare KI-Services gezielt dort, wo sie den Prozess spürbar verbessern.

Lead-to-Cash und Service-to-Cash:
durchgängig abgebildet

Die beiden Kernprozesse laufen vom kundennahen Front Office (CRM) über die Übergabe in das Back Office (ERP). Optionale Bausteine wie Marketing und eine Customer-360-Cloud erweitern den Prozess an den Rändern. Entscheidend: Die ERP-Integration greift nicht erst bei der Auftragsübergabe, sondern schon in der CRM-Phase, sichtbar an den zurücklaufenden Pfeilen in die Angebots- und Einsatzplanung.

Durchgängigkeit entsteht an der Übergabe.
Und schon davor

Stammdaten von Kunden, Artikeln und Konditionen, der Sprung vom Angebot zum Auftrag, die Rückmeldung aus Logistik und Faktura ins CRM: An diesen Nahtstellen entscheidet sich, ob ein Prozess wirklich durchgängig ist. Wichtig dabei: Die Integration ist beidseitig und beginnt früh. Schon während der Arbeit im CRM greift das ERP, damit die richtigen Daten zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind.

Preiskonditionen im Angebot

Schon bei der Angebotserstellung im CRM werden kundenspezifische Rabatte und Staffelpreise in Echtzeit aus dem ERP gelesen. Das Angebot ist sofort korrekt kalkuliert, ohne manuelle Übertragung und ohne abweichende Konditionen.

Bestand in der Einsatzplanung

Bei der Disposition eines Serviceeinsatzes zeigt das CRM die Materialverfügbarkeit aus dem ERP, inklusive Kofferraumbestand des Technikers und Zentrallager. So wird der Einsatz nur eingeplant, wenn das Ersatzteil tatsächlich verfügbar ist.

Wir betrachten den Prozess als Ganzes und gestalten die beidseitige Integration der Übergabepunkte als festen Bestandteil jedes Projekts, nicht als nachträgliche Schnittstelle. So bleibt der Lead-to-Cash- und Service-to-Cash-Prozess vom ersten Kontakt bis zur Zahlung konsistent.

Was wir end-to-end abbilden

Vom Lead bis zur Zahlung

Marketing (optional), Lead-Management, Qualifizierung, Opportunity- und Angebotsprozess (inkl. CPQ und Kalkulation) im CRM, wobei bereits hier das ERP einbezogen wird, etwa für kundenspezifische Preiskonditionen. Anschließend nahtlos übergeben in Auftragsabwicklung, Lieferung, Fakturierung und Zahlungseingang im ERP.

Übergabe: Angebot → Auftrag, plus Echtzeit-Rückgriff auf Konditionen und Auftragsstatus.

Von der Anfrage bis zur Faktura

Serviceanfrage und Case-Management mit Routing und SLA, optional ergänzt um eine Customer-360-Cloud für die durchgängige Kundensicht, sowie Einsatzplanung im Field Service mit direktem Zugriff auf die Materialverfügbarkeit im ERP. Verbunden mit Materialdisposition, Leistungserfassung und Service-Fakturierung, inklusive Wartungsverträgen und Entitlements.

Übergabe: Einsatz → Material & Leistung, plus Bestandsabgleich (Kofferraum & Zentrallager).

Optional ergänzbar: Über Vertrieb und Service hinaus bilden wir bei Bedarf weitere durchgängige Prozesse mit ERP-Schwerpunkt ab, passend zu Ihrem Geschäftsmodell und nahtlos mit den Kernprozessen verbunden.

Procure-to-Pay

Beschaffung

Bedarf → Bestellung → Wareneingang → Rechnungsprüfung → Zahlung: durchgängig vom Einkauf bis in die Finanzbuchhaltung.

Plan-to-Produce

Produktion

Planung → Fertigung → Qualitätssicherung → Bestand: für produzierende Unternehmen inkl. Materialwirtschaft und Disposition.

Project-to-Cash

Projektgeschäft

Kalkulation → Projektabwicklung → Leistungserfassung → Abrechnung: für projektorientierte Geschäftsmodelle.

Record-to-Report

Finanzen & Reporting

Beleg → Buchung → Abstimmung → Abschluss → Reporting: von der Buchung bis zum Management-Reporting.

PTA Keyvisual, Ecke in halbtransparentem Blau

Prozesse mit sinnvollen
KI-Services optimieren

Wir arbeiten KI-unterstützt und betten verfügbare, sinnvolle KI-Services dort in den Prozess ein, wo sie echten Mehrwert schaffen: plattformunabhängig und über Vertrieb und Service hinweg. Nicht KI um der KI willen, sondern als integraler Bestandteil eines durchgängigen Prozesses.

 

Sprachbot für den Außendienst

Über unsere Partnerschaft mit AskDonna unterstützt ein Sprachbot den Außendienst: Er bereitet Kundeneinsätze vor und dokumentiert sie im Anschluss bequem per Anruf. Die Ergebnisse fließen direkt zurück in CRM und Servicefall, ohne Nacherfassung.

Proaktiv handeln statt reagieren

Echtzeitanalysen der Prozess- und Kundendaten erkennen Muster früh, von Service- und Bedarfssignalen bis zu Risiken, und stoßen die nächste sinnvolle Aktion an, bevor ein Problem entsteht.

Weitere KI-Use-Cases entlang der Prozesse

Im Vertrieb (Lead-to-Cash)

  • Predictive Lead- & Opportunity-Scoring für eine klare Priorisierung
  • Next-Best-Action-Empfehlungen im Verkaufsprozess
  • KI-gestützte Angebots-, E-Mail- und Textentwürfe
  • Automatische Gesprächszusammenfassung & CRM-Datenpflege
  • Präzisere Umsatz- und Forecast-Prognosen

Im Service (Service-to-Cash)

  • Automatische Fallklassifizierung & intelligentes Routing
  • Wissensassistent für schnelle, korrekte Lösungen
  • Vorausschauende Wartung (Predictive Maintenance)
  • Antwortvorschläge & Zusammenfassungen für das Serviceteam
  • Optimierte Einsatz- & Tourenplanung im Field Service

In ERP-Prozessen (optional)

  • KI-Belegerfassung & automatische Rechnungsprüfung (Procure-to-Pay)
  • Bedarfs- & Absatzprognosen (Plan-to-Produce)
  • Automatisierte Kontierungsvorschläge (Record-to-Report)
  • Anomalie-Erkennung in Buchungen & Zahlungen
  • Prognose von Projektaufwand & Marge (Project-to-Cash)
Plattform-KI, herstellerneutral integriert: Microsoft Copilot | Dynamics 365 Salesforce Einstein / Agentforce | SAP Joule

Herstellerneutral: Wir bilden Ihre Prozesse auf der passenden Plattform ab

Ob führendes CRM mit angebundenem ERP, durchgängiger Microsoft-Stack oder durchgängige SAP-Welt: Wir wählen die Kombination nach Ihren Anforderungen aus, nicht nach Produktpräferenz.

CRM & Customer Engagement

  • Salesforce Sales Cloud, Service Cloud, Field Service
  • Microsoft Dynamics 365 Sales, Customer Service, Field Service
  • SAP Sales & Service Cloud vormals SAP C4C

ERP / Back Office

  • Microsoft Dynamics 365 Business Central den Mittelstand
  • SAP S/4HANA für den gehobenen Mittelstand

Bewährte Kombinationen

  • Salesforce + Business Central / S/4HANA
  • Dynamics 365 + Business Central durchgängig im Microsoft-Stack
  • SAP Sales & Service Cloud + S/4HANA durchgängig in der SAP-Welt

Optionale Bausteine

Erweitern Sie den Prozess an den Rändern, je nach Bedarf und über alle Plattformen hinweg.

Marketing

Kampagnenmanagement, Lead-Nurturing und Marketing-Automation als Einstieg in den Vertriebsprozess, zum Beispiel Salesforce Marketing Cloud, Dynamics 365 Customer Insights oder SAP Emarsys.

Customer 360 Cloud

Eine durchgängige 360°-Sicht auf den Kunden über Marketing, Vertrieb und Service hinweg: vereinheitlichte Kundendaten als Basis für Personalisierung und proaktives Handeln. Zum Beispiel Salesforce Customer 360, Microsoft Dynamics 365 Customer Insights oder SAP Customer Data Cloud.

Von der Evaluierung bis zum Go-live

1.
Übergreifende
Evaluierungsprojekte

Wir schaffen Klarheit über Prozesse und Systemauswahl, bevor investiert wird.

2.
Übergreifende Umsetzungsprojekte

Wir setzen den durchgängigen Prozess um: CRM, ERP und die Verbindung dazwischen.

3.
Support für den Betrieb & Life Cycle Management

Wir halten die Lösung stabil und entwickeln sie über ihren Lebenszyklus mit Ihrem Geschäft weiter.

Lassen Sie uns über Ihren End-to-End-Prozess sprechen

Ob Evaluierung oder Umsetzung: Wir bringen Vertriebs- und Serviceprozesse über CRM und ERP hinweg in eine durchgängige Linie.

Dr. Frank Gredel, ein Mann mit braunen Haaren im Anzug

Dr. Frank Gredel

Management Consultant

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