Gemeinsam mit den IT-Experten der PTA IT-Beratung aus Mannheim hat die beegy GmbH kürzlich das ERP-System Microsoft Dynamics 365 Business Central eingeführt, um ihre Prozesse in der Warenwirtschaft und Lagerverwaltung weiter zu optimieren. Dabei wurde das Warenwirtschaftssystem auf der bestehenden Microsoft Dynamic 365 Plattform, mit der CRM-Umgebung verbunden. Die durchgängigen Datenmodelle erlauben ein leichtes Zusammenspiel. Indem der Vorreiter für ein dezentrales Energiemanagement für seine Kunden und Partner transparente Lagerprozesse vorhält, gewinnt dieser eine hohe Liefertermintreue, erstklassigen Service und damit zufriedene Kunden.
beegy macht White-Label-Energie zum Erlebnis. Die beegy GmbH – der Markenname leitet sich von better energy ab – bietet Komplettlösungen im Bereich des dezentralen Energiemanagements an. Das Produktspektrum umfasst Photovoltaikanlagen, Batteriespeicher, Ladestationen, Wärmepumpen und Elektrospeicherheizungen, ergänzt um innovative Serviceleistungen wie eine Stromflatrate, 20 Jahre Garantie, Webportal und Fernüberwachung. Als White-Label-Angebot können Energieversorger und andere Unternehmen diese Produkte ihren Kunden im eigenen Look & Feel anbieten.
beegy unterstützt seine Partner entlang der gesamten Prozesskette: von den Komponenten über die Energielieferung bis hin zu Vertriebs-, After Sales- und Abrechnungsservices. beegy ist eine 100-prozentige Tochter der MVV Energie AG. Im Zuge der Errichtung eines neuen Lagers mit dem Fachpartner Zschau GmbH, einem bundesweit agierenden technischen Dienstleister, hat sich beegy entschlossen, ein integriertes Warenwirtschaftssystem einzuführen, um sämtliche Lagerprozesse, Bestellungen, Lieferungen und Aufträge inklusive, transparent zu gestalten.
Mit diesen Vorgaben machte sich beegy gemeinsam mit den IT-Beratern der PTA auf die Suche nach einer geeigneten IT-Lösung – und wurden schnell fündig. Die Wahl fiel auf das ERP-System Microsoft Dynamics 365 Business Central. Die Lösung zeichnet sich vor allen Dingen dadurch aus, dass sie simpel und benutzerfreundlich gestaltet ist und damit eine weitere wichtige Anforderung erfüllte, die dem Projektteam am Herzen lag: Alle Prozesse in der Warenwirtschaft sollten im Standard abgebildet sein und ein Customizing der Lösung vermieden werden. Ein weiterer Punkt, der diese Entscheidung untermauerte, ist die Tatsache, dass beegy bereits seit Jahren mit der Microsoft-Plattform Erfahrung hat und diese einsetzt. Und auch die IT-Berater der PTA sind den Spezialisten für ein dezentrales Energiemanagement seit Jahren bestens bekannt und vertraut. Gemeinsam hatten beegy und PTA zwischen Oktober 2019 und Februar 2020 die CRM-Umgebung von Microsoft Dynamics 2016 On-Premise auf Microsoft Dynamics 365 Online migriert. Außerdem hostete DATIS, die Schwestergesellschaft des Mannheimer IT-Dienstleisters für beegy die On-Premise-Lösung Microsoft Dynamics CRM 2016 seit ihrem Going-Live vor fünf Jahren – hochverfügbar und ausfallsicher. Und PTA betreut seit Jahren das komplette Application Lifecycle Management.
Die Ziele waren gesteckt und so machte sich das Projektteam an die Arbeit. Bevor es aber die ERP-Lösung einführte, stand in einem ersten Projektschritt eine ausführliche Prozessanalyse auf der Tagesordnung. Schließlich ging es ja darum, mit der neuen Lösung alle Warenflüsse und Bestände einwandfrei abzubilden, die komplette Supply Chain im Blick zu haben und auch den Kunden-Service zu verbessern. „Die Prozessanalyse, die wir der eigentlichen ERP-Einführung vorangestellt haben, hat sich voll und ganz ausgezahlt, auch wenn diese aufwendig war“, erklärt Martin Seber, IT-Manager bei beegy.
„Da wir die Prozesse in unserer Warenwirtschaft seither manuell und mit Excel-Listen erledigten, war es wichtig, dass wir gemeinsam Prozessabläufe definiert und optimiert haben. Damit haben wir eine solide Basis für einen ganzheitlichen Überblick über unser neues Lager gelegt und die Weichen dafür gestellt, dass wir zu jeder Zeit die Kontrolle über alle Warentransaktionen und -bewegungen haben sowie sämtliche Bestellungen pünktlich ausliefern.“
Nachdem sämtliche Prozesse eine ausführliche Analyse durchlaufen hatten und deren Abläufe nun klar definiert waren, ging es an die Einführung der ERP-Lösung Microsoft Dynamics 365 Business Central. Damit ging die Integration der neuen ERP-Lösung mit der bestehenden CRM-Landschaft von beegy einher. Die Cloud ERP-Lösung ermöglicht so einen Zugriff auf das CRM-System und umgekehrt. Mit dieser Integration ist beegy künftig in der Lage, Daten aus der jeweils anderen Anwendung zu nutzen und zu synchronisieren. So können beispielsweise Vertriebsmitarbeiter von beegy in Dynamics 365 Sales beim Anlegen eines Angebotes oder Kundenauftrags die Verfügbarkeit eines eingelagerten Artikels einsehen.
„Mit der integrierten Lösung erzielen wir eine hohe Flexibilität, schaffen es, schneller auf Kundenanfragen zu reagieren, schneller zu liefern und damit unsere Kundenzufriedenheit weiter zu erhöhen“, zeigt sich Dr. Rainer Arlt, Head of IT bei beegy zufrieden mit der Einführung der neuen ERP-Landschaft. Zumal die gesteckten Ziele, sämtliche Prozesse in der Warenwirtschaft im Standard abzubilden, ebenfalls erreicht wurden. Auf Grundlage der vorangegangenen Prozessanalyse hat beegy seine Geschäftsprozesse an den Abläufen von Microsoft Dynamics 365 Business Central ausgerichtet. Ein aufwändiges Customizing entfällt somit vollends. „Da wir komplett im Standard geblieben sind, profitieren wir von einer schlanken, einfach aufgebauten und benutzerfreundlichen Lösung, mit der wir uns alle nach kurzer Einarbeitung zurechtgefunden haben“, resümiert Martin Seber.
Für die zum Einsatz kommende Scanner-Landschaft zur barcodegestützten Lagerverwaltung und deren nahtlose Integration in die Microsoft Cloud Plattform zeichnete David Krämer vom Fachpartner Zschau verantwortlich: „Die Systemintegration verlief reibungslos und mit der mobilen Datenerfassung durch on- und offlinefähige Clients im Lagerbereich halten bei beegy und Zschau leicht bedienbare Prozesse Einzug, welche die Arbeit im Lager noch produktiver macht.“
Flankiert wird die neue Cloud-ERP-Lösung von den Power Features der Microsoft-Cloud, genauer gesagt durch Power Automate. Das Feature liefert nicht nur die Schnittstelle zur Integration von Dynamics CRM, es ermöglicht obendrein, dass die Sachbearbeiter von beegy sich wiederholende Aufgaben und digitale Prozesse in so genannten Flows automatisieren und sich damit auf die wichtigsten Kern-Aufgaben konzentrieren können. Ein zusätzliches Plus von Power Automate: Mithilfe von Hunderten vordefinierter Vorlagen bauen die Business User künftig kleine Apps selbst und automatisieren damit Prozesse im jeweiligen Flow. Und selbst wenn keine der Vorlagen zum erforderlichen Prozess passt, lassen sich ohne großen Aufwand eigene Workflows erstellen. Microsoft Power Automate ist nämlich so konzipiert, dass nicht-technische Mitarbeiter diese ohne die Hilfe eines Entwicklers automatisieren können. Und falls dennoch einmal Not am Mann sein sollte, stehen die IT-Berater der PTA gerne mit Rat und Tat zur Verfügung. Mit dem Einsatz von Power Automate und den damit erzielten automatisierten Flows optimiert beegy sämtliche Prozesse in der Lagerverwaltung. Datenverluste durch manuelle Medienbrüche gehören der Vergangenheit an und die Automatisierung zahlreicher Flows reduziert die Fehlerquote signifikant.
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Eine weitere Etappe im Zuge der digitalen Transformation bei beegy haben die Verantwortlichen mit der Implementierung einer neu entwickelten MS Dynamics Deckungsbeitragsrechnungs-App genommen. Diese unterstützt die Anwender bei verschiedenen Themen wie Auftragsübersicht, Vertriebssteuerung, KPIs oder Lagerbestandsverfolgung. Dazu werden Berichte in Power BI erstellt und über den Power BI Service zur Verfügung gestellt. Dabei werden verschiedene Daten hauptsächlich aus Dynamics CRM mit Informationen aus Microsoft Dynamics 365 Business Central kombiniert. Der Clou dabei: Da beegy kein Data Warehouse oder Data Lake nutzt, werden die Daten der Berichte direkt aus den Quellsystemen abgezogen. Dazu liest die App erforderliche Daten aus den verschiedenen Systemen aus und verknüpft diese über den Auftrag. Aus dem CRM-System kommen die Daten zur Mitarbeiterplanung, aus der Zeiterfassung TimR die gebuchten Arbeitszeiten der Mitarbeiter und aus der ERP-Umgebung Business Central die am Installationsort verarbeiteten Materialien und Pauschalen zu Material- und Lohnkosten. Anschließend werden in Rechnung gestellte Pauschalen für Material und Lohn mit den real ausgebuchten Materialien und am Installationsort gearbeiteten Zeiten abgeglichen. Die App stellt für jeden Auftrag eine eigene Übersicht mit diversen Reitern und Sektionen zur Verfügung, welche die Rohdaten abbilden und nach definierten Logiken in Sektionen aggregieren.
Sämtliche Daten lassen sich künftig auf diese Weise über Dataflows in PowerBI ziehen und für das Management visuell aufbereiten. Mit der neuen App zur Deckungsbeitragsrechnung geht beegy einen großen Schritt hin zu einer Steuerung des Unternehmens, die durch belastbare Kennzahlen getrieben ist. Mit Microsoft Dynamics CRM und Business Central automatisiert und standardisiert beegy die Prozesse vom Leadeingang bis zum Auftrag komplett.
„Das ist für uns von zentraler Bedeutung, da es sich bei der Installation einer Energie-Anlage vor Ort entscheidet, wieviel Deckungsbeitrag wir mit einem Auftrag tatsächlich erwirtschaften“, erklärt Lukas Möhner, Manager IT & Technology bei beegy. „Mit der neuen App aggregieren wir übersichtlich sämtliche umsatzrelevanten Daten zu einem Auftrag und das intelligente Aufteilen der echten Lohnkosten ermöglicht uns, präzise den Deckungsbeitrag zu bestimmen. So bringen wir Licht ins Dunkel, das uns zielgerichtet Verbesserungspotentiale erkennen und realisieren lässt. Durch das Persistieren der Aufträge haben wir ein ‘Data Warehouse Light’ geschaffen, welches die Ergebnisse mittels PowerBI visualisiert und unseren operativen Einheiten zur Steuerung zur Verfügung stellt.“
„Mit der integrierten Lösung erzielen wir eine hohe Flexibilität, schaffen es, schneller auf Kundenanfragen zu reagieren, schneller zu liefern und damit unsere Kundenzufriedenheit weiter zu erhöhen“,
zeigt sich Dr. Rainer Arlt, Head of IT bei beegy zufrieden mit der Einführung der neuen ERP-Landschaft.
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