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Automatisierung der Erfassung von Lizenzinformationen

Projektdauer: 10 Monate

Kurzbeschreibung

Jeden Monat sammelt ein Mitarbeiter Informationen über Lizenzen aus verschiedenen Quellen und trägt diese Schritt für Schritt in ein mehrseitiges Excel-Dokument ein, das diese Informationen konsolidiert und Makros für zusätzliche Kontrollen und Berechnungen verwendet. Sobald alle Daten erfasst und verarbeitet sind, erteilt der Servicemanager über eine spezielle Webanwendung eine Lizenzbestellung für den kommenden Monat. Da alles manuell erledigt wird und Daten in mehrere Excel-Tabellen eingegeben werden müssen, können Fehler enthalten sein, die erst in der Controlling-Phase sichtbar werden und zu hohen Kosten führen. Um Fehler manueller Eingaben zu reduzieren, wurde beschlossen, einen Teil des Lizenz-Erfassungsprozesses zu automatisieren. Hierzu wurden in einem Proof of Concept zwei Optionen – UiPath und Robot Framework – verglichen. Schließlich wurde Robot Framework ausgewählt und die Automatisierung darin umgesetzt.

Ergänzung

Die UiPath-Plattform ist eine kommerzielle Lösung von UiPath. Die Plattform verfügt über eine webbasierte Architektur und bietet eine benutzerfreundliche Leinwand mit Drag-and-Drop-Funktionalität zum Erstellen von Automatisierungen. Robot Framework ist ein kostenloses Open-Source-Framework, das ursprünglich für die Testautomatisierung entwickelt wurde und auf Python basiert. Der Code kann auch mit Python erweitert werden. Der gesamte Lizenzabrechnungsprozess wurde in kleinere Prozesse unterteilt und hinsichtlich manuellen Aufwandes, Software (Web- oder Desktop), und Häufigkeit der Ausführung analysiert und priorisiert. Anschließend wurde ein Prozess ausgewählt und mithilfe der beiden Tools automatisiert. Für die weitere Automatisierung wurden mit Robot Framework und drei zusätzlichen Prozessen erfolgreich automatisiert. Einige Teile der Prozesse wurden mit Python-Bibliotheken geschrieben: pandas, xlwings, requests_negotiate_sspi.

Fachbeschreibung

Im Zuge der Automatisierung wurden Teile der ausgewählten Prozesse optimiert. Auf Kundenwunsch muss der Anwender weiterhin beim Anmelden seine Zugangsdaten manuell eingeben. Damit der Roboter nicht auf zahlreiche VMs zugreifen muss, werden die Dokumente zunächst manuell in SharePoint hochgeladen. Der Roboter bearbeitet diese dann dort. Um Geschäftsanwendern die Arbeit zu erleichtern, wird zum Starten von Prozessen der Robocorp Assistant (eine App mit benutzerfreundlicher Oberfläche von Robocorp) eingesetzt. Da Robocorp künftig nur Python unterstützen wird und einige Teile bereits mit Python geschrieben wurden, wurde die gesamte Automatisierungslösung in Python geschrieben. Darüber hinaus wurde Selenium verwendet, um den Datendownload aus einer Webanwendung automatisieren.

Überblick

Projektzeitraum08.08.2023 - 31.05.2024

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Joachim Schütter

Key Account Manager

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