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Archivierung von Ausgangsrechnungen mit SAP Windream
Projektdauer: 5 Monate
Kurzbeschreibung
Die optische Archivierung von ausgehenden Rechnung erfolgt beim Kunden über die SAP-Schnittstelle ArchiveLink in das Content Management-System windream. Zu diesem Zweck wurde in windream die Verkaufsakte eingeführt. Die Verkaufsakte soll um die Archivierung von Dritt-Rechnungen erweitert werden. Die bisher unterstützte späte Indizierung per RFC-Funktionsbausteinen wird auf eine frühe Indizierung mittels Webservices umgestellt.
Ergänzung
Die optische Archivierung wird sowohl bei eingehenden als auch ausgehenden Dokumenten eingesetzt. Es gibt die Einkaufsseite – hier werden die Lieferantenrechnungen in windream abgelegt. Auf der Verkaufsseite wird zwischen Gebühren und Drittgeschäft unterschieden, d.h. es werden verschiedene Indexmerkmale an windream geliefert, anhand derer die zugrunde liegenden Rechnungen wieder gefunden werden können. Der Vorgang der Nachindexierung ist auf der Einkaufsseite komplett über einen Web-Service realisiert (frühe Indexierung). Der Web-Service ist in .net geschrieben und kann in SAP konsumiert werden. Der Trigger für den Prozess ist ein Event, das beim Archivieren über die SAP-Schnittstelle ArchiveLink ausgelöst wird. Der ganze Prozess der windream-Archivierung wurde von einen SAP-Archiv Architekten am Anfang diesen Jahres einem Review unterzogen.
Fachbeschreibung
Im Zusammenhang mit den zum 01.01.2002 wirksam werdenden neuen gesetzlichen Vorschriften §§ 146, 147 und 200 der Abgabenordnung (AO) bzw. den neuen Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) werden den Finanzbehörden erweiterte Zugriffsrechte auf Systeme und Daten an die Hand gegeben. Aus diesen Grund sollten eingehende und ausgehende Dokumente auch archiviert werden. Alle Dokumente werden bei der Speicherung in windream mit dokumentbezogenen Indexmerkmalen (Dokumenteigenschaften) versehen (z.B. Belegnummer, Betrag, Buchungskreis, Datum, Geschäftsjahr, Lieferant, Autor, Fachbereich), anhand derer nach den Dokumenten im windream recherchiert werden kann. Dieser Vorgang der notwendigen Nachindexierung der Dokumente wird von windream über in SAP aufzurufende RFC-Funktionsbausteine abgebildet (späte Indizierung). Dieser Prozess soll durch die Verwendung von windream Web-Services (frühe Indizierung) abgelöst werden.
Überblick
- Branchen Verkehr / Transport / Logistik
- Fachaufgaben Abrechnungsverfahren, Archivierung, Content Management, Webservice
- DV-Aufgaben Standardsoftware-Entwicklung
- Vorgehensmodell ASAP (SAP)
- Entwicklungs- und Testtool ABAP/4 - Development Workbench
- Standardsoftware und BI SAP ECC, windream
Projektzeitraum15.05.2014 - 30.09.2014
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