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Reisekostenabrechnung-Showcase in Appian
Projektdauer: 8 Monate
Kurzbeschreibung
Häufig laufen Prozesse zur Erstattung von Reisekosten wenig digital ab – beispielsweise über ist das Ausfüllen einer Excel-Vorlage. Dabei werden verschiedene Informationen wie z. B. Datum und Beförderungsmittel hinterlegt. Wenn Mitarbeiter übernachten, müssen Originalbelege vorgelegt werden. Anschließend wird das Formular ausgedruckt, unterschrieben und zur Freigabe eingereicht. Um den Papierkram zu reduzieren und weniger Posttransaktionen durchzuführen, kann der gesamte Prozess teilweise automatisiert werden. Dies erfolgt in diesem Showcase mithilfe der webbasierten Low-Code-Plattform 'Appian'. Dank des geringeren Codebedarfs lassen sich mit Low-Code Unternehmensanwendungen viel schneller erstellen, ändern und ausführen.
Ergänzung
Die Low-Code-Plattform Appian ist eine webbasierte Anwendung. Appian wird über SaaS, self-hosted oder hybrid bereitgestellt. Für den Showcase wird die Appian Community Edition SaaS-Testumgebung verwendet. Es werden zwei Szenarien modelliert: eines mit und eines ohne Belege. Es gibt dabei zwei Lanes (Verantwortliche): Mitarbeiter und Supervisoren. Der Prozess beginnt, wenn ein Mitarbeiter das Formular ausfüllt. Anschließend erscheint die Frage, ob Belege vorliegen. Wenn ja, wird mit Appian Smart Service ein Textdokument generiert und in einem Ordner in der Appian-Umgebung gespeichert. Anschließend kann man dieses Dokument herunterladen, ggf. Änderungen vornehmen, es unterschreiben und zusammen mit den Belegen per Post schicken. Wenn nein, gehen die Daten direkt innerhalb der App an den Supervisor zur Genehmigung. Er erhält eine E-Mail-Nachricht. Bei Genehmigung werden die Daten automatisch in der Appian-Datenbank gespeichert, andernfalls erhält der Mitarbeiter eine automatische Ablehnungs-E-Mail.
Fachbeschreibung
Der Prozess wurde im Appian Workflow Designer mit traditionellen BPMN-Elementen (Script Task, User Input Task, Ereignisse und Gateways) und Smart Services erstellt. Jeder Smart Service ist wie eine Mini-App, die einem Prozess ausgefeilte Funktionen hinzufügen kann, ohne Code zu schreiben. Im Showcase dient 'Send E-Mail' dazu, eine automatische E-Mail an die Verantwortlichen zu versenden; 'Text Doc From Template' dient zum Generieren einer Datei im vorkonfigurierten Format und 'Write Records' zum Speichern von Daten in der internen Datenbank. Benutzeroberflächen werden mithilfe von Drag-and-Drop-Komponenten, Geschäftsregeln und Konstanten erstellt. Dank des integrierten Versionskontrollsystems kann man bei Bedarf auf die vorherige Version zurücksetzen. Mitarbeiter sind in Gruppen organisiert, und jede Gruppe hat ihre eigenen Funktionen und Zugriffsrechte. Für jede Gruppe (Mitarbeiter, Supervisor) gibt es eine Site mit verschiedenen Seiten (maximal fünf). Die Site kann über eine URL aufgerufen werden.
Überblick
- Branchen Informations-Technologie
- Fachaufgaben App-Entwicklung, BPM: Prozessgestaltung, BPM: Prozessumsetzung, Business Process Management (BPM), Projektabwicklung
- DV-Aufgaben Individualsoftware-Neuentwicklung
- Vorgehensmodell Agile Softwareentwicklung
- Entwicklungs- und Testtool Appian
Projektzeitraum09.05.2022 - 17.01.2023
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