Im Rahmen des Dokumentenmanagementsystems „Posteingangssystem“ werden sämtliche beim Kunden eingehenden gedruckten Dokumente (z.B. Briefe Krankmeldungen), Faxe sowie E-Mails (inkl. Anhänge) digitalisiert, indiziert und als Binary Large Object (BLOB) in der Datenbank abgelegt. Aufgabe der PTA ist die Anbindung der Dienste an die kundenspezifischen Auditing-Tools.
Das Posteingangssystem basiert auf einer mit Windows-Services realisierten Lösung, die wegen des hohen Datenvolumens auf zahlreiche Windows 2003 Server verteilt ist. Außerdem wird auf die performante Gestaltung des gesamten Workflow besondere Beachtung gelegt. Je nach Eingangsmedium werden dabei spezialisierte Dienste eingesetzt. So werden beispielsweise die auf dem Faxserver eingehenden Faxe als TIFFs abgelegt. Sämtliche eingehenden E-Mails hingegen werden vom MS Exchange Server geholt, ausgewertet und in der Datenbank gespeichert. Die Scan-Anwendung für den Print-Posteingang wird an verschiedenen Standorten parallel eingesetzt. Die Dienst werden mit VB .NET realisiert ung die Funktionalität wird durch die Verwendung von Zusatzbibliotheken von Drittanbietern (z.B. zum Scannen von Dokumenten) erweitert. Aufgrund der hohen Anforderungen an Stabilität und Performance der Gesamtanwendung werden von der PTA GmbH die beim Kunden vorhandenen Tools zur Performanceüberwachung und Problemmanagement angebunden.
Die hohe Anzahl von täglich eingehenden Dokumenten (bis zu 1 Mio. pro Tag) macht die strukturierte, elektronische Ablage der bereits digitalen bzw. zu digitalisierenden Dokumente erforderlich. Diese können dann automatisch den Geschäftsvorfällen zugeordnet werden.
