Seit 27. November 2020 ist es für Unternehmen verpflichtend, Rechnungen mit einem Warenwert über 1.000 EUR an öffentliche Auftraggeber elektronisch einzureichen. Das XML-Format 'XRechnung' ist hierbei das standardisierte Format, welches dafür genutzt werden muss. Der Kunde generiert bisher EDI-Rechnungen ausschließlich im ZUGFeRD-Format (PDF-Datei mit eingebettetem XML) oder als reines PDF. Ein ZUGFeRD-Dokument ist vom Menschen und nach wenigen Verarbeitungsschritten von Maschinen lesbar. Dies entspricht allerdings nicht den neuesten Verordnungen, nach welchen eine Rechnung ausschließlich maschinell verarbeitbar sein muss. Zu diesem Zweck wird in der Middleware 'Lobster_data' ein Mapping (Profil) implementiert, welches eine XRechnung erzeugt. Die fertige XRechnung wird als E-Mail-Anhang mittels SMTP an die Käufer gesendet. Aufnehmende Systeme sind meist Onlineportale (z. B. das der Bundesdruckerei), welche von einer großen Zahl von Endkunden genutzt werden.
Das Format XRechnung entspricht aktuell der Version CII 2.0.0 der EU-Norm EN 16931-1. Die EDI-Rechnungen werden vom Warenwirtschaftssystem SAP S/4HANA als IDoc (INVOIC02) an eine Middleware (vom Kunden entwickelte Webanwendung) übertragen. Die Webanwendung nimmt Prüfungen vor und übergibt die IDocs per Webservice an eine weitere Middleware, 'Lobster_data'. Dort nimmt ein Lobster-Mapping (Profil) die IDocs auf, nimmt Prüfungen vor und sorgt für die Konvertierung in ein für alle Kunden einheitliches, aufbereitetes Format (IDoc). Ist im IDoc eine Leitweg-ID (Referenznr.) vorhanden, so wird das Profil aufgerufen, welches das Zielformat XRechnung generiert. Die fertige XRechnung wird als E-Mail-Anhang mittels SMTP meist an Onlineportale, welche von einer großen Zahl von Endkunden genutzt werden, übertragen und dort weiterverarbeitet. Neben der Schnittstellenkoordination mit der Fachabteilung E-Commerce ist die technische Umsetzung in 'Lobster_data' ein Tätigkeitsschwerpunkt.
Die Arbeiten werden für die IT-Abteilung des Kunden im Auftrag des hauseigenen Vertriebs ausgeführt. Der Vertrieb begleitet die Einführung der XRechnung fachlich und organisatorisch zur Unterstützung seiner Endkunden. Vom Warenwirtschaftssystem SAP S/4HANA über die Webanwendung gelangen die an die Warenbesteller zu versendenden Daten (IDocs) in das Tool 'Lobster_data', wo die Generierung und der E-Mail-Versand der XRechnungen an vom Warenbesteller genutzte Onlineportale erfolgt.
