Das Ziel ist es die zentrale Stammdatenapplikation durch eine unabhängige Dokumentenablage zu entlasten. Die bisherige Dokumentenablage erlaubt dem Kunden nur eine einfache Beziehung zwischen fachlichem Kontext und Dokument. Diese Einschränkung wird durch eine mehrfache Beziehung mit der neuen Dokumentenablage aufgehoben. Eine REST-API ermöglicht den Zugriff auf die Dokumentenablage von beliebigen Systemen aus und das bisherige Outlook-Add-In wird durch ein neues ersetzt, welches sich am Oberflächen-Design des alten Add-Ins orientiert, damit der User die Umstellung bestenfalls gar nicht erst bemerkt.
Methodisch wird im Vier-Wochen-Rhythmus nach Kundenstandards gearbeitet. Die Dokumente werden auf einer Microsoft SQL Datenbank abgelegt. Die REST-API übernimmt das Abrufen und Hinzufügen der Dokumente, sowie die Validierung des fachlichen Kontextes durch die Kommunikation mit der REST-API der zentralen Stammdaten-Applikation. Hierzu muss diese um Endpunkte erweitert werden, welche dann die Validierung übernehmen sollen. Das Microsoft Outlook 365 Add-In basiert auf einer dynamisch generierten HTML-Seite, welche dann die REST-API der Dokumentenablage anspricht, um das gewünschte Dokument hochzuladen. Die Konzeptionierung wurde im Confluence dokumentiert und nach agilem Vorgehen angepasst.
Das Projekt gliedert sich in 3 Phasen: Die Migration der bestehenden Dokumente, die Ablage automatischer Auswertungen aus der zentralen Stammdaten-Applikation, und die Erzeugung von Dokumenten aus der zentralen Stammdaten-Applikation.