Die Auswahl der richtigen IT-Lösung oder -Plattform ist für Unternehmen einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren. Hinzu kommt, dass sie ihre Planungen heute schneller und flexibler denn je an die sich verändernden Wertschöpfungsketten und Marktbedingungen anpassen müssen. Make or Buy, Cloud, Hyperscaler, best-of breed und bimodale IT sind Schlagwörter, Rahmenbedingungen und Fragestellungen, welche die Entscheider in den Unternehmen im Rahmen einer differenzierten Software-Evaluation und der damit verbundenen Marktsondierung berücksichtigen müssen. Drei weitere Kriterien sind nach unserer Ansicht von ganz zentraler Bedeutung.
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Software-Evaluation
Mit der richtigen Auswahlmethodik zur passenden IT-Lösung
Elementar: Wertschöpfungsbereiche erkennen
Eine gezielte Software-Evaluation orientiert sich vielmehr immer auch an den Prozessen, die ein Unternehmen durchläuft. Es gilt dabei zu beachten, ob ein Unternehmen plant, eine IT-Lösung einzukaufen, welche beispielsweise die Standardprozesse in der Buchhaltung abdeckt. Eine ganz elementare Frage, die im Rahmen eines Auswahlprozesses geklärt sein muss, ist also eine klare Bestimmung jener Bereiche, in denen ein Unternehmen seine Wertschöpfung oder Wettbewerbsvorteile erzielt.
Klarheit schaffen und TCO genau berechnen
Eine weitere zentrale Instanz, die im Rahmen einer Software-Evaluation betrachtet werden muss, ist die Berechnung der Total Costs of Ownership (TCO), also die Berechnung der vollständigen Kosten, die mit einer Investition in eine neue IT-Lösung verbunden sind. Und zwar unabhängig davon, ob letztendlich die Entwicklung einer Individualsoftware oder die Implementierung einer Standard-Software in Erwägung gezogen wird. In dieser Betrachtung sollten auch immer die so genannten Opportunitätskosten einfließen, sprich Kosten für Support, Wartung, Lizenzen oder auch Power-User.
Anwender einbinden und hohe Akzeptanz schaffen
Ein drittes und ebenfalls sehr wichtiges Kriterium, worüber sich Unternehmen im Rahmen einer Software-Evaluation im Klaren sein sollten, ist sowohl die Anzahl der Anwender als auch die Art und Weise, wie diese mit einer neuen IT-Lösung arbeiten sollen. Der Zuschnitt einer IT-Lösung und welche Funktionalitäten diese liefert, sind entscheidende Faktoren dafür, wie hoch die Akzeptanz einer neuen Software bei den Anwendern ausfällt. Um eine Schatten-IT oder fehlende Akzeptanz zu vermeiden, setzen wir bei PTA aus Überzeugung auf eine User-zentrierte Methodik bei der Software-Evaluation.
Eine geringe Akzeptanz auf Seiten der Anwender ist der häufigste Grund, warum Einführungen neuer IT-Lösungen scheitern. Der Grund liegt auf der Hand: Wenn sich die Mitarbeiter in einer neuen Softwareumgebung unbehaglich fühlen oder sich nicht zurechtfinden, verstehen sie in der Regel auch den Sinn der Umstellung nicht. Deshalb verfolgen wir bei PTA im Rahmen einer Software-Evaluation für unsere Kunden eine mehrstufige Methodik, bei der wir ein Zielsystem erstellen und dabei die komplette Anwenderebene in den Fachabteilungen, der IT-Abteilung und dem Controlling erfassen.
Im paarweisen Abgleich befragen wir diese zu einer Reihe funktionaler und nichtfunktionaler Kriterien, beispielsweise ob ihnen auf Anbieterseite die Unternehmensgröße wichtig erscheint oder Marktanteile eine bedeutendere Rolle spielen, ob die Qualität des Supports im Vordergrund steht oder größerer Wert auf Notfallkonzepte gelegt wird. Auf diese Weise evaluieren wir Erfüllungsgrade, die eine neue IT-Lösung aus Anwendersicht erbringen muss. Nach einer ausführlichen Kostenbetrachtung und Abwägung, ob eine Individualsoftware oder eine Standard-Lösung die gewonnenen Kriterien besser erfüllt, legen im Abschluss die Stakeholder die Gewichtung der funktionalen und nichtfunktionalen Kriterien sowie des Budgets fest. In diesen Evaluationsprozess können auch Nachhaltigkeitskriterien, beispielsweise im Rahmen der Umsetzung des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG) und der damit verbundenen Anforderungen einfließen.
Sollbruchstellen durch Event-Storming identifizieren
In manchen Evaluationsprojekten erleichtert eine Prozessanalyse den Auswahlprozess erheblich. Eine solche erfasst den Ist-Zustand von Abläufen im Unternehmen und gleicht diesen mit einem Soll-Zustand ab. Einen konkreten Prozessablauf zu verstehen klingt eigentlich nicht nach einer großen Herausforderung. Damit sollte ja schließlich jeder Anwender, der diesen täglich viele Male durchläuft, vertraut sein. Soweit die Theorie. In der Praxis tauchen in unserer langjährigen Beratung in den unterschiedlichsten Projekten jedoch selbst bei einfach strukturierten Prozessen oftmals viele Fragen auf. Deshalb setzen wir bewusst auf Event-Storming, eine Methodik, im Rahmen derer wir ein umfassendes und gemeinsames Verständnis jener Prozesse erhalten, die wir auf den Prüfstand heben. Auf diese Weise lassen sich zuverlässig Sollbruchstellen, Silos und Flaschenhälse in den Prozessabläufen identifizieren. Diese Ergebnisse liefern wertvolle Einblicke, wie eine neue IT-Lösung idealerweise gestaltet und dimensioniert sein muss, um einem Unternehmen eine hohe Wertschöpfung zu ermöglichen.
Gewusst wie: Software-Evaluation aus dem Hause PTA
Eine neue IT-Lösung oder IT-Plattform in Ihrem Unternehmen einzuführen und zu etablieren muss kein Drahtseilakt sein: Auch wenn Sie als Stakeholder selbst von den Vorteilen einer bestimmten IT-Lösung überzeugt sind, wird diese nur dann effizient genutzt, wenn Sie auch eine hohe Software-Akzeptanz in Ihrem Team erreichen. Profitieren Sie von unserer am Markt einzigartigen Methode und unserer langjährigen Beratungskompetenz bei der Software-Evaluation. Binden Sie Ihre Anwender aktiv in den Auswahlprozess ein. Nutzen Sie unser Event-Storming, schaffen Sie ein gemeinsames Verständnis über die zentralen Prozessabläufe in Ihrer Organisation und steigern Sie damit die Akzeptanz einer neuen IT-Lösung in der gesamten Belegschaft.
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