Volle Transparenz mit Microsoft SharePoint:
700.000 Produktvarianten auf Knopfdruck

Die SMC Deutschland GmbH, ein weltweit führender Hersteller, Partner und Lösungsanbieter für pneumatische und elektrische Automatisierungstechnik, setzt künftig auf Microsoft SharePoint Online. Bei über 700.000 Produktvarianten, welche der SMC-Vertrieb erfolgreich vermarktet, profitiert das Unternehmen zukünftig über eine zeitgemäße, effiziente und zugleich erforderliche IT-Lösung auf Basis der modernen Cloud-Plattform Microsoft Office 365.

Bei SMC Deutschland steht die optimale Kundenlösung stets im Fokus. Anhand der konkreten Anforderungen unserer Kunden realisiert SMC individuelle Applikationen in der Automatisierungstechnik. Diese können aus einer Vielfalt an Standardprodukten bestehen oder eine kundenspezifische Entwicklung erfordern. Ohne eine moderne, zentrale Cloud-Plattform, auf der sich angebotsrelevante Produktinformationen schnell und einfach in der erforderlichen Einheitlichkeit befinden und von dort abrufen lassen, wäre dieser hohe Anspruch nicht umzusetzen.

Der Startschuss für ein anspruchsvolles Projekt – PTA-Berater setzen wertvolle Impulse

Das Projektteam zeigte vollen Einsatz und schnell wurde klar, dass das über die Jahre gewachsene Altsystem Lotus Notes den hohen Ansprüchen an eine zentrale Cloud-Plattform auf Dauer nicht mehr gewachsen war. Zumal die in den Lotus Notes-Datenbanken gespeicherten Dokumente, Applikationen und Workflows nicht einheitlich gepflegt und dementsprechend schwer auffindbar waren. Bei einem derart ausdifferenzierten Produktportfolio, wie es für SMC selbstverständlich ist, ein Zustand, der die Verantwortlichen dazu veranlasste, auf eine neue, leistungsfähige und effiziente IT-Landschaft zu migrieren. Hinzu kam, dass der Lebenszyklus für Lotus Notes durchlaufen war und das Supportende im Raum stand.

Benötigt wurde daher ein zuverlässiger Migrationspartner, der sämtliche Prozessketten sorgfältig analysiert und die alte IT-Landschaft in eine neue, moderne Zielarchitektur überführt. Mit der Mannheimer Unternehmensberatung PTA hat SMC nun den richtigen Partner gefunden. Die PTA-Berater verfügen nicht nur über das Wissen, wie sie Migrationsprojekte erfolgreich durchführen, sondern auch über das erforderliche Prozess-Know-how. So hat sich das Projektteam in einer ersten Projektstufe entschieden, im Rahmen eines Workshops ein sogenanntes Event-Storming zu veranstalten. Eine Methode im Sinne des Domain-Driven-Designs, die sicherstellt, dass sämtliche Prozesse und deren Geschäftsereignisse auf dem Prüfstand stehen, ein Ist-/Soll-Abgleich stattfinden kann, um schließlich deren Abläufe effizient zu modellieren sind. „Diese Bestandsaufnahme war ein voller Erfolg und die Ideen, die PTA unterbreitet hat, haben unser Projekt in die richtigen Bahnen gelenkt. Das Projektteam war voll bei der Sache und hat konzentriert unsere Prozesslandschaft unter die Lupe genommen. Die Analyse und Erkenntnisse, die wir auf diese Weise zusammen gewonnen haben, bildeten ein solides Fundament für die spätere Migration auf unsere neue Plattform“, berichtet Christian Krebs, Expert Digital Business Development bei der SMC GmbH, über das Event-Storming bei SMC.

Der Blick auf einzelne Teilprojekte zum großen Ganzen

Nach erfolgtem Event-Storming war den Beteiligten klar, dass die vielen einzelnen Teilprojekte, die auf unterschiedlichste Art und Weise in Lotus Notes vorlagen, am besten auf eine zentrale Plattform migriert werden, die alle angebotsrelevanten Dokumente, Informationen und damit verbundenen Workflows einheitlich und übersichtlich zur Verfügung stellt. Die Wahl fiel dabei auf Microsoft SharePoint Online, einer Komponente von Microsoft Office 365, die sämtliche Informationen und Ressourcen, die SMC benötigt, auf einer Cloud-Plattform bündelt und übersichtlich zusammenstellt. „In weiteren Workshops haben uns die PTA-Berater davon überzeugt, dass es nicht ratsam ist, die in Lotus Notes verfügbaren Datenbanken 1:1 in die neue Zielarchitektur zu überführen“, schildert Christian Krebs eine weitere wertvolle Erkenntnis des Migrationsprojektes. Vielmehr machte sich das Projektteam auf der Basis der Ergebnisse des Event-Stormings daran, sich iterativ nach und nach einzelne Teilprojekte zu erschließen und die damit verbundenen Prozesse sorgfältig zu evaluieren. Dies hatte den Vorteil, dass das Projektteam im Verlauf der Umstellung genau definieren konnte, welche produktorientierten Bestandteile aus dem riesigen Datenpool mittels Migrationstool aus Lotus Notes extrahiert und in die neue, exakt darauf zugeschnittene Zielarchitektur in Microsoft SharePoint zu integrieren waren. Unnötiger Datenballast ließ sich mit dieser Methode abwerfen.

Standardeinstellungen erleichtern die Arbeit und schaffen Transparenz

Ein weiterer Vorteil der neuen IT-Landschaft: SMC nutzt künftig in Microsoft SharePoint Standardarbeitsbereiche und eine zentrale Suche, die einfach zu handhaben und zu verwalten ist. War vorher die Suche nach bestimmten Broschüren, Produktspezifikationen oder Formularen oft langwierig und von der Erfahrung der jeweiligen Fachabteilungen und deren Mitarbeiter abhängig, werden diese nun standardisiert in Bibliotheken gepflegt und lassen sich über die zentrale Suchfunktion quasi per Mausklick zuverlässig auffinden. „Mit einer derartig transparenten Datenhaltung heben wir unser Kundenbeziehungsmanagement auf ein neues Niveau. Auch die erweiterten Funktionen der Dokumentenverwaltung sind in puncto Datenintegrität ein großes Plus für unsere Kolleginnen und Kollegen im Vertrieb“, zeigt sich Christian Krebs von der erfolgreichen Migration auf Microsoft Office 365 begeistert.

Nächster Schritt: Fremdsysteme andocken

Die technische Entwicklung in den meisten Industriezweigen verläuft rasant und duldet kaum Atempausen. Technische Komponenten müssen immer leistungsfähiger werden und dabei präzise, zuverlässig und langlebig ihren Dienst versehen. Diesen Anspruch hat SMC verinnerlicht. Das breite Produktspektrum sowie die schier unerschöpflichen Produktvarianten versinnbildlichen den Geist von SMC stets für die optimale Kundenlösung einzustehen. Die neue IT-Infrastruktur flankiert diesen Anspruch ideal und trägt mit schlanken und effizienten Prozessen dazu bei, dass Angebote innerhalb kürzester Zeit erstellt und Anfragen kundenindividuell sowie zügig beantwortet werden. Das Migrationsprojekt bei SMC war ein voller Erfolg und Anschlussprojekte sind schon geplant. Gemeinsam mit den PTA-Beratern lotet das Unternehmen bereits aus, inwieweit Fremdsysteme, Webanwendungen und ausgelagerte Datenbanken in die neue IT-Landschaft integriert werden können – beispielsweise aus den europäischen Niederlassungen oder Produktionsstandorten. Und das Projektteam ist sich sicher, dass es Brücken zu weiteren Informationsquellen erschließen wird, um diese mit der komfortablen Suchfunktion zu verknüpfen und zugänglich zu machen. Die Integration wertvoller Informationspools in das zentrale IT-System von SMC ist also noch längst nicht abgeschlossen. Geht nicht, gibt es bei SMC eben nicht. Und so mag es auch nicht verwundern, dass die Räder bei SMC nie stillstehen.

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Kundenstimme

„ Diese Bestandsaufnahme war ein voller Erfolg und die Ideen, die PTA unterbreitet hat, haben unser Projekt in die richtigen Bahnen gelenkt.“

„Das Projektteam war voll bei der Sache und hat konzentriert unsere Prozesslandschaft unter die Lupe genommen. Die Analyse und Erkenntnisse, die wir auf diese Weise zusammen gewonnen haben, bildeten ein solides Fundament für die spätere Migration auf unsere neue Plattform.“

 

Christian Krebs, Expert Digital Business Development bei der SMC  GmbH,
über das Event-Storming bei SMC.

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