Kurzbeschreibung:

Im Rahmen der Digitalisierung der Unternehmensprozesse sollen bei der im Einzelhandel tätigen deutschen Niederlassung eines globalen Konzerns Rechnungen, die in digitaler Form von den Lieferanten übersendet werden, automatisiert in ein Vorfeldsystem zum Warenwirtschaftssystem eingespielt werden. Der aktuell bestehende Prozess bedeutet einen hohen manuellen Aufwand seitens der IT-Abteilung. Die Aufgabe ist es, die Anforderungen aufzunehmen, einen automatisierten Prozess zu konzipieren, die Umsetzung durchzuführen und die Fachabteilungen zu schulen.

Ergänzung:

Kern der Lösung ist eine Ablauf-gesteuerte Verarbeitung der Rechnungen. Da viele kleine und mittelständige Lieferanten eine Übersendung der Rechnungen im EDI-Format (Electronic Data Interchange) nicht gewährleisten können, wird eine Verarbeitung von Text-, CSV- und Excel-Dateien forciert. Die technische Basis der Lösung bildet der Microsoft SQL Server, der bereits als Datenbank der involvierten Systeme fungiert. Mit Hilfe der SQL Server Integration Services (SSIS) werden die Rechnungsdateien eingelesen, validiert und in ein Vorfeldsystem des eingesetzten Warenwirtschaftssystems Navision eingespielt. Hier kann dann die Rechnungsprüfung durch die Buchhaltung durchgeführt werden. Microsoft Access wird hierbei als reine Front-End Applikation verwendet, über welche die Fachabteilungen in die Verarbeitung eingreifen und die Rechnungen in das Warenwirtschaftssystem exportieren können. Sämtliche fachlichen Logiken werden hierbei über die Datenbank als Abstraktions-Layer abgehandelt.

Fachbeschreibung:

Ziel ist es, ein manuelles Eingreifen seitens der IT-Abteilung während der Einspielung zu vermeiden. Die Fachabteilungen sollen in die Lage versetzt werden, sämtliche notwendigen Schritte selbstständig durchführen zu können (Stammdatenpflege, Rechnungsprüfung, etc.). Die zugesendeten Lieferantenrechnungen können nicht ungesehen in das Warenwirtschaftssystem eingespielt werden, sondern müssen sowohl einer automatisierten Validierung (Artikel in den Stammdaten vorhanden, Einkaufs- und Verkaufspreise für den Zeitraum der Rechnung gepflegt, etc.) als auch einer visuellen Prüfung (Rechnungsprüfung) unterzogen werden.