Die Pflicht zur E-Rechnung für Lieferanten des Bundes gilt ab dem 27. November 2020. Ab diesem Termin müssen Rechnungen ab 1.000 € als XML-Datei (in Form von ZUGFeRD 2.1.1, Factur-X 1.0 oder XRechnung) bei den Bundesbehörden eingereicht werden. Geschieht dies nicht, werden diese abgelehnt.
In der europäischen Norm 16931 (EN16931) ist definiert, wie eine e-Rechnung aufgebaut sein muss. Diese Norm wurde im Zuge der EU-Richtlinie 2014/55/EU vom Europäischen Komitee für Normung (CEN) entwickelt und verpflichtet, alle öffentlichen Auftraggeber in Europa e-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Zudem müssen Auftragnehmer bis 2020 e-Rechnungen anhand dieser Bestimmungen ausstellen. Anhand der EN16931, die nur die Basis für die geforderten strukturierten Rechnungen vorgibt, kann jeder EU-Mitgliedsstaat eine eigene Spezifikation erarbeiten: die sogenannte CIUS (Core Invoice Usage Specification). Um e-Rechnungen für alle Unternehmen unabhängig ihrer Größe und verfügbaren Ressourcen umsetzbar zu machen, hat Deutschland zusammen mit Frankreich ein Hybridformat entwickelt: ZUGFeRD 2.0 bzw. Factur-X. Mithilfe dieses Standards werden die beiden verbreitetsten Rechnungsformate XML und PDF vereint. ZUGFeRD 2.0 und Factur-X sind identisch, allerdings wird international die Bezeichnung Factur-X verwendet.
Mit der ZUGFeRD Version 2.1.1, oder Factur-X 1.0.05 steht nun auch ein Profil für die Verwendung von XRechnung zur Verfügung, das den Ansprüchen der Norm EN16931 entspricht.
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