Die e-Rechnung vereinfacht das Rechnungswesen

X-Rechnung & Co. sind auf dem Vormarsch

Die Digitalisierung von Unternehmensprozessen ist nicht mehr nur eine Option, sondern eine Notwendigkeit. Die elektronische Rechnung ist dabei ein wichtiger Aspekt. Die Motivation zur Einführung der E-Rechnung ist vor allem die Optimierung der Arbeitsabläufe vom Empfang bis zur Buchung und Archivierung von Rechnungen.
Die Europäische Richtlinie 204/55/EU vom 16. April 2014 über das e-Invoicing bei öffentlichen Aufträgen schreibt den Empfang und die Weiterleitung von elektronischen Rechnungen verbindlich vor. Seit November 2018 ist die digitale Rechnung für Bundesministerien und Verfassungsorgane verpflichtend, alle anderen Bundesstellen müssen die E-Rechnung ab dem 27. November 2019 akzeptieren. Mithilfe der E-Rechnung sollen Behörden und Privatunternehmen langfristig massiv Kosten einsparen. Außerdem soll so der Dokumentenaustausch EU-weit vereinfacht werden.

Was genau ist eine E-Rechnung?

Der Begriff der elektronischen Rechnung ist nicht eindeutig, da im allgemeinen Sprachgebrauch sowohl rein bildhafte Darstellungen als auch strukturierte Datenformate als E-Rechnung bezeichnet werden. Die Europäische Richtlinie 204/55/EU definierte den Begriff elektronische Rechnung als Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Wichtig hierbei ist, das eine automatische und elektronische Verarbeitung möglich ist. Eine Bilddatei, ein reines PDF oder eine eingescannte Papierrechnung ist somit keine elektronische Rechnung im Sinne der Richtlinie. Gängige Rechnungsformate der E-Rechnung sind ZUGFeRD, X-Rechnung und Factur-X.

Wie Ihnen die PTA helfen kann

Die behördliche Verpflichtung zur Nutzung der E-Rechnung stellt viele Unternehmen vor eine Herausforderung. Denn die bisher genutzte Software muss eine strukturierte elektronische Rechnung erstellen können. Das erfordert in der Regel Erweiterungen oder Zusatzmodule in ERP-Systemen und Buchhaltungsprogrammen. Dabei kommt es auch zu Änderungen von Geschäftsprozessen wie Order-to- Pay-Prozessen, Datenarchivierung oder Einsatz von Archivierungssoftware. Wir informieren und beraten Sie gerne über Maßnahmen, prüfen Ihre bestehende ERP- Software, ob sie die Anforderungen der Normen für elektronische Rechnungen unterstützt und helfen Ihnen bei der Umsetzung.

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